Документы от поставщика — это не бюрократия, а то, что определяет, сможете ли вы вообще продавать закупленный товар. Самая дорогая ошибка начинающего закупщика выглядит так: партия оплачена и приехала, а сертификата нет, карточку на маркетплейсе сняли, деньги заморожены в товаре. Разберём, что именно запрашивать и на каком этапе.
Четыре блока документов
| Блок | Что входит | Когда запрашивать |
|---|---|---|
| На компанию | Реквизиты, подтверждение регистрации, полномочия подписанта | До начала переговоров о цене |
| На товар | Сертификат, декларация соответствия или отказное письмо, документы на бренд | До оплаты партии |
| На сделку | Договор со спецификацией, счёт | До перевода денег |
| На отгрузку | Накладная, упаковочный лист, документы о качестве партии | Вместе с товаром |
Порядок важен: документы на компанию и товар проверяют до того, как обсуждать скидки, иначе есть риск потратить время на переговоры с тем, с кем работать нельзя.
Документы на компанию
Задача этого блока — убедиться, что перед вами существующая организация и что человек, с которым вы общаетесь, вправе заключать сделку. Проверяют реквизиты, дату регистрации, вид деятельности и то, совпадает ли название в переписке с названием в счёте и в платёжных реквизитах. Расхождение в реквизитах — самый частый признак схемы с подменой получателя платежа.
Отдельно обратите внимание на срок существования компании и на то, не находится ли она в процессе ликвидации или банкротства. Эти сведения открыты и проверяются по бесплатным государственным сервисам.
Документы на товар
Это главный блок. Для разных категорий требования разные, но логика одна: либо продукция подлежит обязательной оценке соответствия, и тогда должен быть сертификат или декларация, либо не подлежит — и тогда должно быть отказное письмо.
- Сертификат соответствия — для категорий с обязательной сертификацией.
- Декларация о соответствии — для категорий, где достаточно декларирования.
- Отказное письмо — подтверждение, что обязательная оценка не требуется.
- Документы на товарный знак — если на товаре чужой бренд, нужно разрешение правообладателя или подтверждение легальности поставки.
- Сведения о маркировке — попадает ли товар в перечень обязательной маркировки и кто её наносит.
Понять, с кем из предпринимателей вокруг есть смысл познакомиться, помогает Terra Match — сервис бизнес-знакомств клуба: профиль, запрос и подбор людей под задачу.
Проверять нужно не наличие бумаги, а её содержание: срок действия, кому выдана, какая именно продукция описана. Сертификат на похожий товар другой модели не защищает.
Договор и спецификация
Договор без спецификации почти бесполезен: в нём нет того, по чему можно принять или не принять партию. В спецификации фиксируют измеримые параметры — материал, размеры с допусками, цвет, комплектацию, упаковку и маркировку. Чем конкретнее, тем меньше поводов для спора.
Кроме предмета, в договоре должны быть сроки поставки, порядок и сроки приёмки по количеству и качеству, условия возврата брака, ответственность за срыв сроков и порядок расчётов. Последний пункт особенно важен: разбитая оплата с остатком после приёмки защищает лучше любых гарантийных писем.
Документы при отгрузке
| Документ | Что проверить |
|---|---|
| Накладная | Совпадение номенклатуры, количества и цены со спецификацией |
| Упаковочный лист | Число мест и фактический состав каждого |
| Счёт-фактура или УПД | Корректность реквизитов, если вы работаете с НДС |
| Документы о качестве партии | Относятся ли они именно к этой партии, а не к прошлой |
Проверка при приёмке — последний момент, когда расхождение можно зафиксировать без спора. Всё, что не сошлось, оформляется актом с фотографиями сразу, а не «потом, когда разберём».
Как хранить и зачем
Документы нужны не только в момент покупки. Их запрашивают маркетплейсы при проверке карточек, контролирующие органы при проверке продавца, и они же подтверждают расходы в учёте. Удобнее всего держать по каждому поставщику отдельную папку: учредительные документы, договор со спецификацией, документы соответствия и все накладные по партиям. При проверке это экономит дни.
Какие документы нужны уже вам самим как продавцу — регистрация, выбор формы, отчётность — разобрано в материале про документы для открытия бизнеса.
Частые ошибки
- Оплачивать до получения документов на товар. После оплаты рычаг давления исчезает.
- Верить словам «сертификат не нужен». Нужно отказное письмо, а не устное заверение.
- Не сверять реквизиты получателя платежа. Просьба заплатить на другое лицо — стоп-сигнал.
- Работать без спецификации. Претензию предъявлять будет не к чему.
- Принимать партию без фиксации расхождений. Через неделю доказать ничего нельзя.
Ближайший бесплатный поток Терры — 13 ноября в Москве, ЦМТ (Краснопресненская набережная, 12), начало в 15:00. Записаться на 41-й поток можно бесплатно, участие ничего не стоит.
Заключение
Комплект документов от поставщика собирается в понятном порядке: сначала проверка компании, потом документы на товар, затем договор со спецификацией и только потом деньги. Отгрузочные документы проверяют в момент приёмки и сразу фиксируют расхождения. Эта последовательность не защищает от всех рисков, но закрывает те, которые чаще всего стоят закупщику целой партии.
